Datenschutz im JDCS

Reglement über den Schutz von Daten und anderen Aspekten der Persönlichkeit von Mitgliedern (Datenschutzreglement):

1. Gegenstand und Geltungsbereich

Das vorliegende Datenschutzreglement regelt vor allem die Bearbeitung von Personendaten und Fahrzeugdaten durch den Jaguar Drivers’ Club Switzerland (nachfolgend «JDCS») und stellt die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Rahmenbedingungen durch den JDCS sicher. Der Begriff «Personendaten» wird im Sinne der entsprechenden Definition im Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) verstanden. Unter «Fahrzeugdaten» werden alle Angaben verstanden, die sich auf ein bestimmtes oder bestimmbares Fahrzeug beziehen. Soweit nachfolgend lediglich der Ausdruck «Daten» verwendet wird, umfasst dieser sowohl Personen- als auch Fahrzeugdaten. Über den Umgang mit Personen- und Fahrzeugdaten der Mitglieder hinaus regelt das vorliegende Reglement auch einzelne andere Aspekte der Vereinsaktivitäten, die die Persönlichkeitsrechte der Mitglieder betreffen können. Dieses Reglement gilt ausschliesslich im Rahmen des JDCS und dabei insbesondere im Verhältnis zwischen dem JDCS und seinen Mitgliedern. Auf das Verhältnis zwischen dem JDCS und Personen, die nicht Mitglieder des Vereins sind, findet es nur Anwendung, soweit dies mit den betreffenden Personen vereinbart wird.

2. Grundsätze

Der JDCS, und insbesondere sein Vorstand, ist sich der Verpflichtungen und der Verantwortung, die ihm aufgrund der relevanten Datenschutzgesetzgebung in diesem Bereich zukommen, bewusst und bekräftigt seinen Willen, die entsprechenden Verpflichtungen vollumfänglich einzuhalten. Der JDCS verpflichtet sich im Umgang mit Personendaten insbesondere zur Beachtung der Grundsätze der Zweckbindung, der Information bzw. Transparenz, der Datenrichtigkeit und der Verhältnismässigkeit. Der JDCS trifft sämtliche erforderlichen und angemessenen technischen und organisatorischen Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz von Daten vor unberechtigtem Zugriff und Missbrauch. Er beachtet dabei die massgeblichen rechtlichen Mindeststandards. Im Falle einer festgestellten Verletzung der Datensicherheit, die voraussichtlich zu einem hohen Risiko für die Persönlichkeit der betroffenen Person(en) führt, werden unverzüglich der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB) und die betroffene(n) Person(en) informiert.

3. Verantwortung

Verantwortlicher im Sinne des DSG ist der JDCS, handelnd durch seinen Vorstand. Die Kontaktdaten des Vorstands sowie ggf. des Datenschutzbeauftragten sind der JDCS Internet Webseite zu entnehmen.

4. Zweck der Datenbearbeitung

Der JDCS bearbeitet Daten ausschliesslich im Rahmen der Verfolgung und Realisierung seines Vereinszwecks, wie er in den entsprechenden Statutenbestimmungen festgelegt ist sowie um seinen gesetzlichen Pflichten nachzukommen. Die Datenbearbeitung durch den JDCS kann insbesondere zu folgenden spezifischen Einzelzwecken erfolgen: − Verwaltung der Mitgliederdaten (Adresspflege, Rechnungsversand und -kontrolle, Überprüfung der Berechtigung zum Bezug von Dienstleistungen, usw.). − Organisation des Vereinslebens (Ausfahrten, Einladungen, Mitgliederbefragungen, Versand von allgemeiner Korrespondenz sowie von Newslettern und der Vereinszeitschrift, Versand von Drucksachen und Accessoires, usw.). − Führung und Verwaltung der Fahrzeugregister. − Gestaltung der Vereinszeitschrift «Jaguar Tribune». − Betrieb der Internet Webseite des JDCS, wobei eine Trennung in einen internen (d.h. nur für Mitglieder zugänglichen) und einen öffentlich zugänglichen Bereich erfolgt.

5. Verwendung und Weitergabe von Daten

Im Rahmen der Verfolgung und Realisierung seines Vereinszwecks kann der JDCS Personenund/oder Fahrzeugdaten seiner Mitglieder den jeweils anderen Vereinsmitgliedern offenlegen. Dies erfolgt insbesondere etwa in Form von Mitgliederverzeichnissen (gedruckt oder im Mitgliederbereich der Internet Webseite des JDCS einsehbar), Teilnehmerverzeichnissen bei Veranstaltungen, usw. Die entsprechenden Angaben umfassen in der Regel höchstens: − Namen und Vornamen, − (akademische) Titel, − Beruf bzw. Tätigkeit, − E-Mail- und/oder Wohn-/Geschäftsadressen, − Telefonnummern, − Fahrzeugmarken und -typen, − Art der Mitgliedschaft. Als Ausnahme gilt das Geburtsdatum, das nur für interne bzw. statistische Zwecke verwendet wird. Mitglieder, die eine solche, ausschliesslich vereinsinterne Mitteilung bzw. Weitergabe oder Verwendung ihrer Daten – ganz oder teilweise – nicht wünschen, haben den Datenschutzbeauftragten bzw. den Vorstand entsprechend zu informieren. Im Rahmen der Verfolgung und Realisierung seines Vereinszwecks kann der JDCS Personenund/oder Fahrzeugdaten seiner Mitglieder auch vereinsexternen Personen oder Körperschaften nach Absprache zur Verfügung stellen, so etwa im Zusammenhang mit der Organisation von Veranstaltungen (Ausfahrten, Reisen, Jubiläen usw.) oder dem Versand der Vereinszeitschrift oder E-Mail-Newslettern usw. Ungeachtet dessen, dass die jeweiligen Empfänger ihrerseits den anwendbaren datenschutzrechtlichen Rahmenbedingungen unterliegen, werden ihnen nur diejenigen Daten übermittelt, die für die fraglichen Aktivitäten erforderlich sind. Überdies sind die Empfänger der Daten in schriftlicher Form auf strikte Vertraulichkeit im Umgang mit den Daten zu verpflichten. Die Weitergabe von Daten gemäss den vorstehenden Bestimmungen kann auch ins Ausland erfolgen, soweit der Bundesrat festgestellt hat, dass die Gesetzgebung des betreffenden Staates einen angemessenen Schutz gewährleistet. Ist dies nicht der Fall, ist vor einer Datenweitergabe die ausdrückliche Einwilligung der betroffenen Person(en) einzuholen.

6. Besondere Bestimmungen zur Vereinszeitschrift «Jaguar Tribune»

Die Vereinszeitschrift des JDCS, die «Jaguar Tribune», dient primär der Information der Vereinsmitglieder über vergangene und künftige Aktivitäten, aktuelle Entwicklungen im Verein sowie in Bezug auf SS, Jaguar und Daimler-Fahrzeuge, usw. In diesem Rahmen kann sie Beiträge (in Form von Texten und Bildern) enthalten, in denen Vereinsmitglieder sowie deren Fahrzeuge zu erkennen sind und in denen Personendaten angegeben werden, so beispielsweise im Zusammenhang mit (Aufzählung nicht abschliessend): − Berichten über vergangene Ausfahrten und andere Anlässe, − Angaben der Kontaktdaten des Vorstands, − Informationen über neu eingetretene Mitglieder. Die Vereinszeitschrift wird in erster Linie den Mitgliedern des JDCS zugestellt. Darüber hinaus wird sie vereinzelt auch bei Fahrzeughändlern und Werkstätten aufgelegt sowie zu Werbezwecken auch anderen Personen ausserhalb des JDCS zugänglich gemacht. Insbesondere wird jeweils allen Inserenten ein Belegexemplar zugestellt. Mitglieder, die eine Verwendung von Aufnahmen von sich und/oder ihren Fahrzeugen oder ihrer Daten in den vorstehend genannten Zusammenhängen – ganz oder teilweise – nicht wünschen, haben den Datenschutzbeauftragten bzw. den Vorstand und/oder die Redaktion der Vereinszeitschrift entsprechend zu informieren.

7. Besondere Bestimmungen zur JDCS Internet Webseite

Im Rahmen der Verwirklichung seines Vereinszwecks betreibt der JDCS eine Internet Webseite. Diese ist in zwei getrennte Bereiche gegliedert, in einen internen (d.h. nur für Mitglieder zugänglichen) und einen öffentlich zugänglichen Bereich. Der öffentlich zugängliche Bereich der JDCS Webseite dient primär der Aussendarstellung des Vereins, der Information der Öffentlichkeit über Vereinsaktivitäten sowie der Anwerbung von neuen Mitgliedern, Sponsoren usw. Zu diesem Zweck enthält der öffentlich zugängliche Bereich der JDCS Webseite insbesondere etwa Angaben über den Vorstand und dessen Kontaktdaten, über bestimmte Vereinsaktivitäten, einschliesslich Bildmaterial. Im öffentlich zugänglichen Bereich der JDCS Webseite werden jedoch grundsätzlich kein Material und keine Daten verwendet, die eine Identifizierung von anderen Vereinsmitgliedern als dem Vorstand ermöglichen. Soweit hiervon Ausnahmen gemacht werden, ist vorgängig die Einwilligung der betroffenen Personen einzuholen. Der interne Bereich der JDCS Webseite dient primär der Information der Vereinsmitglieder über vergangene und künftige Aktivitäten, aktuelle Entwicklungen im Verein sowie in Bezug auf Jaguar-Fahrzeuge usw. In diesem Rahmen kann er Beiträge (in Form von Texten, Bildern oder Videos) enthalten, in denen Vereinsmitglieder sowie deren Fahrzeuge zu erkennen sind und in denen Personendaten angegeben werden. Der interne Bereich der JDCS Webseite ermöglicht insbesondere auch den Zugriff auf Mitgliederverzeichnisse sowie die Vereinszeitschrift. Ziff. 6. gilt entsprechend. Mitglieder, die eine Verwendung von Aufnahmen von sich und/oder ihren Fahrzeugen oder ihrer Daten in den vorstehend genannten Zusammenhängen – ganz oder teilweise – nicht wünschen, haben den Datenschutzbeauftragten bzw. den Vorstand entsprechend zu informieren. Die Vereinsmitglieder behandeln ihre Zugangsdaten zum internen Bereich der JDCS Internet Webseite vertraulich und gewähren keinen Personen, die nicht Mitglieder des JDCS sind, Zugang zum bzw. Einsicht in den internen Bereich der Webseite oder Zugang zu den darin enthaltenen Informationen, Angaben und Materialien. Betreffend Weitergabe von Dateien aus der Website sind bewegte Bilder (Videos, etc.) miteingeschlossen und dürfen nicht vereinsextern weiterverwendet werden.

8. Besondere Bestimmungen zum Mitgliederverzeichnis

Gemäss Statuten des JDCS hat jedes Vereinsmitglied Anspruch auf Zustellung eines Mitgliederverzeichnisses. Dieses ist einerseits über die JDCS Internet Webseite zugänglich, andererseits wird es sämtlichen Vereinsmitgliedern in der Regel alle 2 Jahre in gedruckter Form zugestellt. Die Mitglieder des JDCS haben sich stets der Sensitivität des Mitgliederverzeichnisses und der darin enthaltenen Daten bewusst zu sein. Sie behandeln das Verzeichnis sowie die darin enthaltenen Daten strikt vertraulich und gewähren insbesondere keinen Personen Zugang zu ihnen, die nicht Mitglieder des JDCS sind.

9. Dauer der Bearbeitung von Personendaten

Der JDCS bearbeitet Daten grundsätzlich nur so lange, wie dies für den jeweiligen Zweck oder die jeweiligen Zwecke erforderlich ist. Im Falle der Beendigung der Mitgliedschaft im JDCS werden die Personendaten des betroffenen Mitglieds auf den Zeitpunkt der Beendigung hin gelöscht bzw. vernichtet, soweit dies für den JDCS mit verhältnismässigem Aufwand möglich ist. Sind zum betreffenden Zeitpunkt im Verhältnis zwischen dem Verein und der betroffenen Person noch Vorgänge pendent, erfolgt die Datenlöschung erst, wenn die Vorgänge definitiv abgeschlossen sind. Daten in Fahrzeugregistern bzw. -archiven werden auch im Falle der Beendigung der Mitgliedschaft im JDCS nicht gelöscht bzw. vernichtet, es sei denn, die betroffene Person verlangt dies ausdrücklich. Eine Verwendung solcher Daten zu einem späteren Zeitpunkt erfolgt jedoch nur nach vorgängiger Einholung des Einverständnisses der betroffenen Person.

10. Verzeichnis der Bearbeitungstätigkeiten

Der JDCS führt das gesetzlich vorgeschriebene Verzeichnis der Datenbearbeitungstätigkeiten, soweit er hiervon nicht befreit ist.

11. Datenschutzbeauftragter

Der Vorstand des JDCS kann im Hinblick auf die Umsetzung seiner datenschutzrechtlichen Verpflichtungen sowie des vorliegenden Reglements einen Datenschutzbeauftragten aus dem Kreis der bestehenden Vorstandsmitglieder einsetzen. Soweit der Vorstand von dieser Möglichkeit Gebrauch macht, entbindet ihn dies nicht von seiner datenschutzrechtlichen Verantwortlichkeit (oben Ziff. 3.). Die Person wird durch Vorstandsbeschluss bestimmt, wobei der jeweilige Kandidat bei der Beschlussfassung in den Ausstand zu treten hat. Im entsprechenden Beschluss werden auch die konkreten Funktionen, Aufgaben und Zuständigkeiten des Datenschutzbeauftragten festgelegt. Der Datenschutzbeauftragte berichtet dem Präsidenten des JDCS. Er kann jederzeit von dieser Funktion zurücktreten oder durch Vorstandsbeschluss abberufen werden, wobei ein Rücktritt oder eine Abberufung als Datenschutzbeauftragter die übrige Vorstandstätigkeit des Betroffenen nicht berührt.

12. Rechte von betroffenen Personen

Personen, deren Daten durch den JDCS verarbeitet wurden bzw. werden, stehen diesbezüglich die gesetzlich vorgesehenen Rechte zu. Zur Geltendmachung der entsprechenden Rechte können betroffene Personen den Vorstand – bzw., soweit ein solcher eingesetzt wurde, den Datenschutzbeauftragten – des JDCS kontaktieren. Die Kontaktdaten sind der JDCS Internet Webseite zu entnehmen.

13. Reglementsänderungen und -lücken

Zuständig für Änderungen und Ergänzungen des vorliegenden Reglements sowie zu dessen Aufhebung ist der Vorstand des JDCS. Soweit sich dem vorliegenden Reglement in Bezug auf einen bestimmten Einzelfall keine Vorschrift entnehmen lässt, entscheidet der Datenschutzbeauftragte des JDCS über das anzuwendende Vorgehen. Bei Fällen von grundsätzlicher Bedeutung oder grösserer Tragweite entscheidet der Vorstand des JDCS.

14. Inkrafttreten und Verbindlichkeit

Das vorliegende Reglement wurde vom Vorstand des JDCS – auf der Grundlage von Art. 37 der JDCS Statuten – am 3. Februar 2021 verabschiedet. Es tritt am 5. Februar 2021 in Kraft und wird damit für alle JDCS-Mitglieder verbindlich.

Das vorliegende Reglement wird rechtzeitig vor seinem Inkrafttreten allen bestehenden Mitgliedern des JDCS zugestellt.

Nach der entsprechenden Zustellung neu eintretenden Mitgliedern wird das Reglement zusammen mit den Statuten und anderen, anlässlich des Eintritts ausgehändigten Unterlagen übergeben. An einem Vereinsbeitritt interessierten Personen ist die Möglichkeit zu geben, das Reglement vor der Beantragung der Mitgliedschaft einzusehen.

Schindellegi/Zürich, 5. Februar 2021

Präsident JDCS, Claus Coester

Leiter DSG, Jürg Rupp

Das Datenschutzreglement (Download PDF siehe unten) regelt vor allem die Bearbeitung von Personendaten und Fahrzeugdaten durch den Jaguar Drivers’ Club Switzerland («JDCS») und stellt die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Rahmenbedingungen durch den JDCS sicher.